(目的)

第1条　この規程は、別に定めるもののほか、倉浜衛生施設組合事務局における文書の取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。

(用語の意義)

第2条　この規程において、主管課とは、倉浜衛生施設組合事務分掌規則(昭和51年倉浜衛生施設組合規則第2号)における各課をいい、課長とは、その課の長をいう。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書は、すべて適確迅速に取り扱い、常に整備して事務能率の向上に資するように努めるとともに、処理後の保管及び保存を適正な処理を行わなければならない。

(文書取扱主任)

第4条　事務局長の文書事務を補佐するため、各課に文書取扱主任(以下「取扱主任」という。)を置く。

(文書取扱主任)

第5条　取扱主任は、事務局長の命を受け、その課における次の文書取扱事務を掌理する。

(事務局長の職務)

第6条　事務局長は、組合の文書及びこれに付随する物品の収益並びに完結文書の保存の事務を掌理する。

(文書処理)

第7条　文書処理のため備え付ける帳簿等は、次のとおりとする。

(文書の保存期間及び分類)

第8条　文書は、その重要度に応じて保存期間を次の4種とする。

(職員以外の者の文書の閲覧)

第9条　文書は、職員以外の者に謄写若しくは閲覧をさせ、又はその写しを与えてはならない。ただし、管理者の許可を得たときは、この限りでない。

(文書の庁外持出し)

第10条　文書は、組合外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する取扱主任及び事務局長の許可を得たときは、この限りでない。

(文書の記号及び番号)

第11条　文書は、各課単位に文書記号及び文書番号(以下「文書記号等」という。)を付けなければならない。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

(文書の処理年度)

第12条　文書の処理に関する年度は、別に定めるもののほか、4月1日から翌年の3月31日までとする。

(文書処理原則)

第13条　文書処理は、取扱主任が中心となり、絶えず文書の迅速な処理に留意して、案件が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。

(一応供覧を要する文書)

第14条　事務局長は、次の各号の一に該当する文書の配布を受けたときは、その文書の欄外にの朱印を押し、管理者又は副管理者に供覧し、その指示を受けなければならない。

(重要事項の起案)

第15条　管理者の決裁を受けるべき事項で特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ、管理者の処理方針を確かめた後、起案しなければならない。

(起案要領)

第16条　起案は、起案用紙を用い、次により作成しなければならない。ただし、物件の購入請負契約の締結、金銭の収支など、経理に関する起案につき、別に定めがあるものについては、この限りでない。

(起案文書の作成)

第17条　起案文書の作成に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(合議を必要とする文書)

第18条　次に掲げる文書は、各課の課長を経て、事務局長に合議しなければならない。

(決裁の取扱い)

第19条　管理者及び事務局長の決裁を受ける手続は、各課において行い、その文書の遂行を図るものとする。

(上司不在代決した場合の処理)

第20条　急施を要すると認めた文書で、上司不在中あらかじめ定められた職員がその事務を代決したときは代理の表示をし、決裁責任者印欄のわきにの朱印を押さなければならない。ただし、特に軽易なものについては、後閲を省略することができる。

(文書の認印)

第21条　文書には、事務局長が定める処理担当者以外の単なる職員閲覧程度の認印は、なるべく避けなければならない。

(議会議案の取扱い)

第22条　議会の議決若しくは同意を要し、又は報告する文書で決裁を受けたものは、速やかに総務課で議案番号簿により、文書処理の年度に従い順位番号を付し、主管課において、所定部数を浄書校合の上、原議書とともに総務課に送付しなければならない。

(公示及び令達の原議書の取扱い)

第23条　公示及び令達(予算の令達及び指令を除く。)の文書は、決裁後その写しを作成保存し、原議書は、速やかに総務課に送付しなければならない。

(公印及び契印の押印)

第24条　事案を文書によって施行する場合は、倉浜衛生施設組合公印規程(昭和52年倉浜衛生施設組合規程第3号)の定めるところにより、押印しなければならない。ただし、特に軽易な対外文書については、公印を省略することができる。

(公印の使用)

第25条　前条の規定により、公印を使用するときは、原議書に公印使用承認印(様式第15号)を押し、当該公印を管理する管主者に提出し、審査を受けなければならない。

(契印の使用)

第26条　事案文書の確認をするため原議書と契印をしなければならない。ただし、一時に大量な発送及び発行を必要とする同一文書で公印の表示あるものに限り契印を省略することができる。

(発送文書の事務局長決裁)

第27条　発送文書は、すべて事務局長の決裁を経た後、発送しなければならない。

(発送文書の記名及び日付の明記)

第28条　発送文書は、管理者名を用い、日付を明記しなければならない。ただし、軽易なもの又は事務局長が特に必要と認めたものは、組合名又は事務局長名を用いることができる。

(浄書)

第29条　管理者名をもって発する重要文書は、各課においてすべてタイプ浄書とする。ただし、その他軽易なものについては、この限りでない。

(文書発送の手続)

第30条　各課において、浄書した対外文書で郵送を必要とするものについては、主管課において、郵送に必要な包装をし、その日の分を取扱主任が取りまとめ、郵便差出簿に記入して発送しなければならない。

(電報の取扱い)

第31条　電報は、総務課で発信する。ただし、急施を要する等やむを得ないときは、各課で発信することができる。この場合にあっては、速やかに総務課に連絡をし、必要な手続をしなければならない。

(電磁的記録の取扱い)

第31条の2　電磁的記録の送付については、電子情報処理組織(組合の機関等の使用に係る電子計算機(入出力装置を含む。以下同じ。)と送付を受ける者の使用に係る電子計算機とを電気通信回線で接続した電子情報処理組織をいう。)により行うことができる。

(文書の収受)

第32条　組合に到着した文書は各課において収受し、親展のもの、秘密のもの及び電報(以下「親展文書」という。)にあっては封をしたまま、親展文書以外のものにあっては、開封閲覧し、次の各号に掲げる区分に従い当該各号に定める方法により交付しなければならない。

(収受すべきでない文書)

第33条　組合に到着した文書で収受すべきでないものについては、各課において返送その他必要な処理をしなければならない。

(文書整理の原則)

第34条　文書は、常に整理し、重要なものは、非常時に際して支障がないようにあらかじめ適当な処置を講じておかなければならない。

(担当者の文書整理)

第35条　担当者は、常に未処理文書及び完結文書を次により区分整理しなければならない。

(完結文書及び簿冊の整理)

第36条　取扱主任は、完結文書の引継ぎを受けたときは、直ちに照査し、次により整理しなければならない。

(仮つづり文書の審査)

第37条　事務局長は、整理済の仮つづり文書を翌年度5月末日までに分類、保存種別等について、審査しなければならない。

(文書の編さん目録の作成)

第38条　前条の審査が終了し、整理した文書は、各課において、次により編さん装丁しなければならない。ただし、第4種に属する文書は、装丁を省略するものとする。

(保存文書の貸出し又は閲覧)

第39条　保存文書の貸出しを受けようとする者又は閲覧をしようとする者は、取扱主任の承認を受けなければならない。

(保存年限の計算)

第40条　文書の保存年限の計算は、当該文書の完結した翌年度から起算する。

(廃棄手続)

第41条　各課長は、毎年度末までに保存文書を調査し、廃棄文書目録を作成して、その保存文書の廃棄手続をしなければならない。

(廃棄文書の処分)

第42条　事務局長は、前条の規定により廃棄決定した文書で機密に属するものについては、裁断し、又は焼却し、その他のものについては、他に利用されないよう最善の方法によって処分しなければならない。

(文書処理状況報告)

第43条　取扱主任は、毎月の文書処理状況を翌月の10日までに文書処理状況報告書により、事務局長に報告しなければならない。